1、準備階段

（1）新建一Excel文件“新生名單”，將新生名單的各項信息導入或直接輸入，如：郵政編碼、通訊地址、姓名等。

（2）新建一Word文件“信封”，調用菜單“工具→信函與郵件→中文信封向導”，打開“信封制作向導”對話框（沒有此功能需用Office XP源盤來安裝），根據(jù)向導提示設計一個信封，設置好字體、字號（如圖所示）。

2、調用數(shù)據(jù)

（1）在“信封”文件中，調用菜單“視圖→郵件合并”，顯示郵件合并工具欄，點擊[打開數(shù)據(jù)源]工具按鈕，按提示選擇新建的Excel文件“新生名單”，選擇sheet1。

（2）選擇“000000”（代表郵政編碼），點擊郵件合并工具欄[插入域]按鈕，在對話框中選擇插入“郵政編碼”，“000000”被“《郵政編碼》”所代替。然后進行同樣操作，替換“地址”、“姓名”。

（3）點擊郵件合并工具欄[查看合并數(shù)據(jù)圖標]按鈕，會顯示“新生名單”中的學生數(shù)據(jù)。

3、打印信封

點擊郵件合并工具欄中的[合并到打印機]，同時對對話框進行設置，最后打印出信封。