眾所周知，制作編輯文檔需要用到文字處理軟件，現(xiàn)在Word是目前風(fēng)糜全球、最流行的文字處理軟件。筆者用Word寫作也已經(jīng)幾年了，在Word中我們經(jīng)常要與文件操作打交道，幾次下來，竟然積累了一些比較實用的技巧，將它們整理成文，奉獻(xiàn)給大家。

1、讓W(xué)ord認(rèn)識WPS2000/WPS Office文件

　　目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有中國金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，不通過中間轉(zhuǎn)換，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔！其實，以前我們曾記得在Office 2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序，利用它可以使得Word 讀取WPS 2000文件，但是經(jīng)筆者試驗，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無法使Word 讀取WPS Office文件。其實，筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從上下載，雙擊它，會彈出如圖1所示的界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出您有沒有安裝過轉(zhuǎn)換器，并會自動地為您安裝。以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS 文件（*.wps）”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPSOffice文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

2、在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔

　　手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開\另存為”之間嗎？其實，在Word中出能夠批量轉(zhuǎn)換文檔！只要我們試著單擊“文件”\“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會使用其默認(rèn)模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框），點擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表椖浚ㄈ鐖D2，但如果您的機(jī)器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office 2000或XP的安裝程序，并會提示您插入Office 2000光盤），再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳎ㄈ鐖D3），利用該向?qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word 2000/XP格式，也可以將Word 2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信這個強(qiáng)大的功能會給您帶來很大的方便。

3、快速還原圖片文件

　　利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要（如出版、發(fā)行等），要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動畫圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果您的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”\“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件再加上“.files”的文件夾下（與在IE中保存的網(wǎng)頁一樣），非常方便。

4、給Word文件減肥

　　現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料文件也不例外。如我們在Microsoft Word 中打一點兒字，動不動就幾十K字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便（尤其是上網(wǎng)發(fā)附件）。其實，我們只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進(jìn)行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果您嫌每次都要“另存為”太麻煩的話?？梢源蜷_Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項（如圖4），以后Word就會在每次保存文件時自動進(jìn)行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word 的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入 TrueType 字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，大大增加文件的大小。

5、實現(xiàn)Word個性模板

　　用Word 建立的文件的默認(rèn)頁面是A4大小 ，即寬210毫米、高297毫米，但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設(shè)置”對話框進(jìn)行設(shè)置。同時，Word 中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動縮進(jìn)的，使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word 默認(rèn)的頁面大小和自動縮進(jìn)，從而實現(xiàn)個性模板。

　?。?）進(jìn)入Word XP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，您必須對文件夾選項進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見Windows手冊），您會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調(diào)用Word XP打開它；

　?。?）單擊“文件”\“頁面設(shè)置”，調(diào)出頁面設(shè)置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示，筆者經(jīng)常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米；

　?。?）單擊“格式”\“段落”，在段落設(shè)置對話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米（相當(dāng)于兩個漢字字符），即設(shè)置每段自動縮進(jìn)兩格（中國人用中文的特色！）（如圖6）；

　?。?）單擊“文件”\“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經(jīng)啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件；

　　（5）再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。http://

　　（6）上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以剛才您的設(shè)置來進(jìn)行文件處理了。

　6、一次保存多個文件

　　在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：請試具體操作時只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來的“保存”命令（見附件圖save.bmp）已經(jīng)變成了“全部保存”命令了（見附件圖saveall.bmp），此時單擊這個命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進(jìn)行存盤。

7、合并Word文件加強(qiáng)合作

　　我們在使用Word制作文檔時，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕（如圖9），怎么樣，同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了。而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化！

8、更改文件默認(rèn)存盤格式

　　在Word中，默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時候我們出于特殊的需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF文件格式等等，把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”\“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣作未免有些麻煩。其實，只要我們單擊“工具”\“選項”，打開設(shè)置窗口，點擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為您所預(yù)先設(shè)定的格式了。

9、修復(fù)文件

　　遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎？那時候的你一定比失戀更痛苦！其實，在Word 中設(shè)計了一個修復(fù)程序，只不過它比較隱蔽，您沒有注意罷了，巧妙地使用它說不定還能夠把您的工作成果給恢復(fù)過來呢。請點擊“文件”\“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項（請將鼠標(biāo)向下拖動，否則無法看到這個項目），如圖11，再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會出現(xiàn)在Word窗口中，這時候就麻煩您按一下存盤圖標(biāo)吧！

10、逃過Word解密器

　　隨著Word的盛行，現(xiàn)在網(wǎng)上已經(jīng)有專門對付Word密碼的工具AOPR（Anvanced Office Password Recovery，高級Office密碼破解），該軟件可真是狠毒，竟然可以同時對Office系統(tǒng)中的Word、Excel和Access等軟件進(jìn)行解密。而我們的文件為了安全必須逃過此解密器，要想逃過此解密器，筆者有一個非常好的方法。只要我們使用第三方壓縮加密軟件WinRAR，在WinRAR中輸入密碼（如圖12）后，并將Word文件壓縮成RAR文件，以后要使用時只要雙擊它，輸入密碼，即可解壓縮。RAR格式并不流行，故沒有解密器推出，大家可以放心地用它來加密。