Office使用的100個竅門和小提示

我們中的絕大部分人都使用微軟的Office，但是我們是否都了解如何能夠最有效地使用它？我們在這里列舉了100個使用的竅門。本文的第一部分是關于Word和Excel的。

我們使用最多的軟件可能就是辦公軟件了——字處理軟件、電子表格軟件、電子郵件軟件和演示軟件，這比其他軟件的使用要多得多。在這類軟件中微軟的Office套件是最流行的。

但是要想節(jié)省時間非常困難；所有的那些菜單、工具條和按鈕看起來那么復雜，尤其是當你第一次使用它們的時候。

如果你對微軟Office稍稍做一點鉆研，就會發(fā)現(xiàn)Office隱藏著快捷方式和竅門，這樣你就能夠更有效地利用這個軟件，讓你使用變得更加輕松。

我們?yōu)槟峁┝艘粋€100個最有用的提示和快捷方式，這里講解了Word，PowerPoint，Excel和Outlook使用中的一些竅門，它們可以幫助你更有效地使用Office軟件。

WORD
1. 日期
為了不讓Word在你輸入的任何年份的后面自動添加當前日期，比如說將“2004”改變成“2004-08-22”，進入“插入”菜單，選擇“自動圖文集”，打開“自動更正”對話框，選擇“自動圖文集”，然后將“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”選項前面的勾勾掉。如果你將來需要重新使用自動圖文集功能，輸入縮寫，然后按F3鍵。

2. 個性化工具條
在Word 2002的“打開和保存”工具條中增加一個文件夾能夠幫助你快速檢索文件。在Windows 瀏覽器中找到你需要的文件夾，選中它，然后選擇“工具”菜單?，F(xiàn)在選擇“Add to My Places”。如果你是Word 2000的用戶，你可以在這里下載一個個性化插件。

3. 關閉快速保存
快速保存比起正常的保存快不了多少，它的目的并不是為了保存你的文檔，Word只是保存任何你添加到文件中的每一件東西。從文件中不會刪除掉任何東西，所以它的體積會十分巨大。最好是在“工具”菜單中關閉快速保存：進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“保存”，在對話框中將“快速保存”前面的勾去掉就可以了。

4. 不用鼠標選擇格式
如果你經(jīng)常在Word中編寫相同格式的文檔，你會知道“格式”選項，它可以減少你為文檔設置格式的時間。你可以設置鍵盤快捷方式，這樣就不用使用鼠標再去尋找這些功能。你可以按“工具”菜單，然后選擇“自定義”，然后按“鍵盤”按鈕，然后從左邊菜單中選擇需要的類別。

5. 設置后續(xù)樣式
如果你的文檔中，某一種樣式總是接在另一種樣式之后，比如說在某些樣式的標題之后，正文總是另一種樣式，那么你就可以不用每一次都單獨編輯樣式，你只需要“格式”菜單中選擇“樣式”。然后選擇相關樣式，并按“更改”按鈕，然后從標記為“后續(xù)段落樣式”的列表中再選擇另一樣式，就可以完成。

6. 繼續(xù)查找
為了查找某文本，按F3鍵，然后在“查找內容”欄中輸入你所要查找的內容，然后按回車鍵。你不需要一直打開這個窗口來查找下一處文本。點擊“取消”按鈕，然后你會發(fā)現(xiàn)右邊滾動條最下面的雙箭頭變成了藍色。你只需要按這雙箭頭按鈕，Word就會把你帶到下一處文本，查找上一處還是下一處文本取決于你是按向下還是向上的雙箭頭按鈕。

7. 自動更正
自動更正能夠幫助你在輸入的時候自動地修改文本，這對于糾正經(jīng)常會打錯的單詞來說是非常方便的功能。選擇“工具”菜單，然后在“自動更正”對話框中左邊的文本框中輸入一些文字。這樣無論什么時候只要你輸入這些文字，它們都會被同一行中右邊對話框中所顯示的文字代替。

8. 選擇大量文本
如果僅僅靠使用鼠標，一次選擇很多段落的文本是很困難的，尤其如果你使用的是一臺速度很快的電腦，情況就更嚴重，文本會滾動得太快，你很難找到你想要的位置。但是你其實可以很輕松地完成這樣的文本選擇：你只需要將光標位置放到文本起點，然后用滾動條或者鼠標上的滾輪找到選定文本的終點，然后按住Shift鍵，將光標點到文本終點的位置，選擇就完成了。

9. 方便的保存選項
如果你同時在制作幾個文檔，那么你可以不需要關閉Word就將他們全部保存。你只需要按住“Shift”的同時，用鼠標選擇“文件”菜單。你就會看見菜單中出現(xiàn)了一個新選項“全部保存”。還有另一個新選項，它是你能夠不用關閉Word程序就關閉所有的文檔，這就是“文件”菜單中的“全部關閉”選項。

10.簡單方便的格式調整
如果你需要創(chuàng)建好幾個外觀相似的文件，用“樣式”功能比你自己設置樣式的要方便得多。這能夠讓你能夠輕松調整所有文件的樣式。而且你還可以使用“格式刷”將格式從一個段落復制到另外一個段落。選擇你想要復制格式的文本段落，按“格式刷”按鈕（它位于Word工具條上），然后選擇你想要應用該格式的文本，拖拽指針穿過你選擇的文本。

11. 文件片段
你可以在Word中創(chuàng)建“文件片段”，這是一種小塊的片段文件。在打開的Word文件中選擇你想要制作片段的文字，然后把它拖動到桌面上，你就會看到桌面上出現(xiàn)了一個文件片段的圖標，它看起來確實像一個文件的片段。你可以在桌面上對片段進行重命名或者重新排列，任何時候當你在使用Word的時候，你都可以隨時把這些文本添加進來。而在很多其他的程序中，你也可以使用它們。

12.即時更正
你可以不用等到你完成了整篇文章再修改錯誤，在輸入的過程中，就一邊輸入一邊進行拼寫檢查。用鼠標右鍵單擊下面被加了紅色下劃線的單詞，Word會彈出一個菜單，菜單里會列出系統(tǒng)認為合適的修改方法。而且Word會在它認為語法不當?shù)脑~組下面加綠色下劃線，前面這種方法同樣也適用于這種情況。用鼠標右鍵點擊這些詞組，Word會給出一個列有修改建議的菜單。

Word快捷鍵
我們中間的大部分人使用Microsoft Word的頻率都遠遠高于其他的Office軟件，所以了解下面這些快捷鍵的使用就能夠幫助你更快地使用Word，這節(jié)省了你菜單和工具條中尋找這些功能的時間，從而提高你的工作效率。

Ctrl+B 將所選文字變成粗體

Ctrl+U 為所選文字添加下劃線

Ctrl+I 將所選文字變成斜體

Ctrl+L 將所選文字向左對齊

Ctrl+E 將所選文字或段落居中對齊

Ctrl+M 將所選文字或段落縮進

Ctrl+1 將所選文字行之間的行間距設定為一倍行間距

Ctrl+2 將所選文字行之間的行間距設定為兩倍行間距

Ctrl+5 將所選文字行之間的行間距設定為1.5倍行間距

Ctrl+Space 自動更正

Ctrl+Del 刪除光標右邊的單詞

Ctrl+Backspace 刪除光標左邊的單詞

Ctrl+Shift+8 隱藏空格、回車標記

F7 進行拼寫和語法檢查

Shift+F7 使用詞典
EXCEL
13.使用XP中的Smart Tags
Office XP中另一個具有特色的功能是Smart Tags功能，它類似智能鏈接，連到網(wǎng)站或者你電腦硬盤中的指定位置上。Excel能夠識別特定的詞匯，并且在它們旁邊顯示Smart Tag動作按鈕。進入“工具”菜單中的“自動更正”選項，然后選擇“Smart Tags”來查看它能夠識別哪些詞匯。你可以從Microsoft Office 網(wǎng)站上下載并安裝新的Smart Tags。Smart Tags功能在Excel和Word都有。

14.錯誤檢查
如果你同其他人共享你的Excel文件，那么能夠看到他們所做的改動就非常必要。Excel 2000將帶有批注的單元格用紅色三角標志出來。在Excel 2000中，有一個紫色的Smart Tags指示標志，綠色標志表示該單元格中的公式可能存在錯誤。進入“工具”菜單，你可以在“選項”窗口中發(fā)現(xiàn)選項。

15.打開舊的宏
在Excel 2002中，你也許不能夠打開舊的宏（來自Excel 97或者2000），因為Excel 2002會給出安全警告提示。如果你需要使用舊的宏，進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“安全性”，然后在“宏安全性”選項中選擇“低”。在“可信任的來源”中，在“信任插件”和“信任Visual Basic”選項前打勾，之后你需要重新啟動Windows，然后你就可以使用舊的宏了。

16.查看重要單元格
使用“查看”窗口可以監(jiān)視電子表格中重要單元格的狀況。點擊一個包含數(shù)據(jù)的單元格，然后進入“工具”菜單，選擇“審核”，然后選擇“顯示查看窗口”。點擊“增加查看”，它將顯示任何打開的工作簿的值和公式。

17.對單元格使用標志
在Excel中，你可以使用單元格的標志來代替單元格的位置坐標（比如用“Profit”代替“A6”）。進入“工具”菜單的“選項”，然后在“重新計算”中選擇“接受公式標志”。

18.創(chuàng)建公式
通過點擊位于標準工具條中的“粘貼函數(shù)”按鈕（被標記為“fx”）可以創(chuàng)建公式。如果你從列表中選擇函數(shù)，它的描述將被顯示在對話框中，你也可以按“幫助”按鈕以獲得更多關于該函數(shù)的幫助。另一種方法是按公式輸入欄前的等號標志，你會發(fā)現(xiàn)最近使用的函數(shù)的列表。

19.鏈接
如果你看到一條關于失效或者錯誤鏈接到其他工作簿或者應用程序的報錯消息，你就應該進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“工作簿選項”。確認“更新遠程引用”選項被選中。如果你選擇了“保存外部鏈接數(shù)據(jù)”，你就不用再擔心鏈接失效，但是你的文件會變得體積龐大。

20.求和
使用AutoSum工具來對一列單元格求和是非常容易的，但是如何計算小計呢？這個其實也很簡單。只要使用公式“=SUBTOTAL (9,B2:B10)”。9是功能代碼，代表SUM，你在使用的時候需要把單元格范圍根據(jù)自己的工作表情況進行修改。你可以在B11單元格使用這一公式，然后在B21使用諸如“=SUBTOTAL (9,B12:B20)”這樣的公式。如果你在B22使用AutoSum工具，它就會對B11和B21單元格進行求和。

21.刪除和清除
有兩種方法能夠清除單元格中的信息：刪除和清除。點擊目標單元格然后選擇“刪除”（或者按“Del”鍵或者空格鍵）將會刪除單元格中的數(shù)值或者公式，但是格式和批注都還會保留下來。如果你想要讓目標單元格恢復初始狀態(tài)，就需要選擇“清除”。

22.頁面設置
我們很多人都會遇到一些長度超過一頁紙的表格。如果你希望文件被打印出來的時候，在每頁紙的頂端都有標題行，就需要做如下設置：進入“文件”菜單，選擇“頁面設置”，然后選擇“工作表”在“頂端標題行”一欄中，按那個標有紅色箭頭的按鈕，然后用鼠標在工作表上選擇標題行，然后按“確定”。

23.刪除批注
你可以一次性地刪除工作表中的所有批注，比如你完成了工作，想上交一份沒有任何批注的電子表格，那么你就要這樣操作：同時按住“Ctrl”、“Shift”和“O” 鍵，這樣就會選定工作表中所有含有批注的單元格。然后在其中一個單元格上點擊鼠標右鍵，然后選擇“刪除批注”，然后移開鼠標，你就會發(fā)現(xiàn)所有的批注都消失了。

24.記錄在線采購
如果你從網(wǎng)絡上購買東西，記錄你的采購可能很麻煩。但是你可以把零售商發(fā)給你的確認電子郵件轉到Excel工作表中。打開確認電子郵件，然后點擊開始點，再按住Shift鍵，再用鼠標點擊結束點。按鼠標右鍵然后選擇“復制”，然后打開一個空白的Excel工作表。用鼠標右鍵點擊一個單元格，然后選擇“粘貼”。之后你需要調整一下格式，讓它變得好看些。

25.審核公式
如果你對于某個公式感到困惑，你不知道這個公式是如何構成的，你可以選擇包含該公式的單元格，然后在“工具”菜單中選擇“審核”，然后選擇“跟蹤引用單元格”。你會看到相關單元格中出現(xiàn)了藍色的點，并且有箭頭指向該公式。當你完成了檢查，選擇“取消所有追蹤箭頭”。

26.導入財務數(shù)據(jù)
你可以從在線和財務軟件中將數(shù)據(jù)導入到Excel中，但是這卻不像打開一個Excel文件那么簡單。財務數(shù)據(jù)通常是.csv形式。在Excel中，進入“文件”菜單，選擇“打開”，然后在“文件類型”中選擇“文本文件”（*.txt, *.prn, *.csv），然后選擇你需要打開的CSV文件。打開文件后，你需要調整列寬，以便使數(shù)據(jù)能夠正常顯示。

27.設置值為“0”的單元格的格式
你可以清除單元格中你所不需要的“0”：進入“工具”菜單，選擇“選項”，然后選擇“視圖”，勾掉“零值”。如果你希望某些單元格中的“0”仍然被顯示，將這些單元格設置成自定義格式“0;-0;;@”。進入“格式”菜單，選擇“單元格”，然后選擇“數(shù)字”，在列表中選擇“自定義”，然后輸入格式。如果想用“-”取代“0”，使用自定義格式“'0;-0;?-?;@”

Excel快捷鍵
不要陷入Excel的選項和命令之中。使用下面這些快捷鍵能夠幫你更快地完成工作，讓你不用時常把手從鍵盤上移開去操作鼠標。

Ctrl+- 刪除當前單元格或者選定的區(qū)域

Ctrl+Shift++ 插入單元格或者選定的區(qū)域

Ctrl+; 在所選單元格中插入當前日期

Ctrl+Shift+; 在所選單元格中插入當前時間

Ctrl+K 插入超級鏈接或者web鏈接

Ctrl+Tab 轉到下一張工作表

Shift+F3 打開公式窗口

F11 創(chuàng)建一個圖表

Ctrl+Space 選擇所有當前列

Shift+Space 選擇所有當前行

Ctrl+Shift+1 將當前單元格中的數(shù)字用千位分隔符隔開

Ctrl+Shift+4 將當前單元格數(shù)字類別設置為貨幣

Ctrl+Shift+5 將當前單元格數(shù)字類別設置為百分比

Ctrl+方向鍵 將光標沿著方向鍵的方向移到下一個被使用了的單元格

Ctrl+F 打開“查找”對話框

我們中的絕大部分人都使用Microsoft Office，但是我們是否都了解如何能夠最有效地使用它？我們在這里列舉了100個使用的竅門。本文的第二部分是關于PowerPoint和Outlook的。

POWERPOINT
28.清理工具
也許Office軟件工具條中的大部分工具你都從未使用過，PowerPoint也不例外。為了清理這些多余的功能，你可以按住“Alt”然后將鼠標放在把不需要的工具圖標上，按住左鍵將它拖出工具條，這時那些工具就不見了。如果你想找回它們的話，右鍵單擊工具條進入“自定義”窗口，選擇“命令”標簽，你就能夠把需要的按鈕拖回工具條了。

29.在XP中創(chuàng)建圖表
在Office XP的繪圖工具條中包含了一個新的，但是非常容易被忽略的功能。繪圖按鈕幫助你能夠很方便地創(chuàng)建維恩圖、波形圖、錐形圖和其他形式的圖表，還能夠根據(jù)你的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建文本標簽。這樣做會非?？旖荩疫@個工具能夠幫助你在現(xiàn)有圖表中編輯或者添加效果。

30.XP中的另一個新功能——動畫方案
Office XP中的另一個新功能是動畫方案。如果你自己創(chuàng)建一個動畫，可能會花費很多時間，而且會比較麻煩。但是動畫方案中包含了模板和樣式任務面板，這使你能夠從中進行選取，而省略了很多煩瑣的工作。

31.精確定位
如果你想要將圖片或者文本精確地插入到幻燈片的某個位置，你可以不使用鼠標，你可以使用鍵盤上的方向鍵來一點點調整它的位置。如果你同時按住Ctrl鍵，對象移動的步長就會更小，移動的幅度取決于你的顯示比例，這讓你能夠為對象進行更精確地定位。

32.使用批注
如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻燈片中添加批注，這個功能幫助你同其他人分享你的觀點或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它們的外觀。選中注釋，點擊“繪制”菜單，選擇“自動生成形狀”，你就可以將重要的批注設置成為箭頭狀或者其他形狀，這樣能夠使它變得更顯眼。

33.PPT和PPS
如果你把一個文件保存為后綴是“.pps”的文件--而不是像通常那樣保存為后綴是“.ppt”的話，當你雙擊這個文件的圖標時，Windows就會把它當作一個幻燈片來自動進行播放，而不是像PPT文件一樣會在PowerPoint里以編輯的方式打開。不過你還是可以使用PowerPoint對于PPS文件進行編輯，你只要在PowerPoint的“文件”菜單中打開它就行了。

34.縮小文件
如果你的文件中包含了很多圖片，那么文件就會變得非常巨大。如果你使用的是PowerPoint 2002，你就能夠選擇壓縮圖片，通過這種方式能夠讓文件變小。打開“圖片”工具條，然后按“壓縮圖片”按鈕。你能夠選擇壓縮一個、多個或者是全部的圖片。

35.使用Word來幫助整理你的想法
你可以使用PowerPoint中的大綱來確保你的注釋和幻燈片順序正確，你也可以使用Word的提綱功能，這一功能比起PowerPoint的似乎更加強大。這樣做的操作非常簡單，你只需要做好內容大綱，然后在Word中單擊“文件”菜單，然后選擇“發(fā)送”，然后在子菜單中選擇“Microsoft PowerPoint”就可以了。

36.添加圖片
你可以在這里找到微軟為PowerPoint提供的、免費的相冊插件，你可以使用保存在硬盤上的圖片、或者是來自數(shù)碼相機/掃描儀的圖片作為自己的相冊。你可以選擇每頁的圖片數(shù)、風格、背景和標題。

37.不使用PowerPoint就打開文件
當然，你可以把演示文稿發(fā)送給任何人，但是如果你的接受人沒有安裝PowerPoint這個軟件，那也沒關系。你使用“打包”工具將文稿處理成打包的版本，在這樣的版本中，將包含一個獨立的PowerPoint瀏覽器。

38.暫停放映
在一個幻燈片的放映過程中，你可以按“B”鍵或者“句號”鍵來將放映暫停。這會使屏幕變黑。再次按下同樣的按鈕則可以恢復放映。如果你愿意，你可以使用“W”鍵來讓屏幕變成白色。

39.使用音頻和視頻
PowerPoint 2002的注冊用戶能夠免費獲得微軟的Producer軟件。它增加了流媒體功能，實時視頻或者文件視頻因此得以展現(xiàn)。你可以在這里找到它。

40.建設具有自己風格的母版
如果你在幻燈片母版中添加任何東西——文字或者對象，它們都會在所有的幻燈片中出現(xiàn)。這對于樹立品牌來說非常有用，你可以把公司標志放在幻燈片的某個角落里。選擇“視圖”菜單，選擇“母版”，然后選擇“幻燈片母版”，之后你就可以編輯幻燈片母版了。

41.靈活設置背景
你可能希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當你需要全屏演示一個圖表或者相片的時候。你可以進入“格式”菜單，然后選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項之后，你就可以讓當前幻燈片不使用母版背景。

OUTLOOK
42.尋找文件夾
除了管理你的郵件、便箋、日歷、任務和聯(lián)系人之外，你還能夠使用Outlook瀏覽你硬盤中的文件夾。在Outlook界面左邊的快捷方式欄中，按“其他快捷方式”，然后你就能夠發(fā)現(xiàn)“我的電腦”和“My Documents”的快捷方式。如果你處理的是Office文件，它就能夠顯示諸如“關鍵字”、“作者”、“修改時間”等詳細信息。同Windows瀏覽器不同，你能夠從Outlook打印文件和文件夾列表。

43.發(fā)送電子名片
你可以在Outlook電子郵件中附加電子名片（vcards）。這樣無論誰收到你的郵件后都能夠輕易地將你的信息添加到他們的通訊簿中（他們只需要雙擊電子名片就可以了）。首先確保在你自己的通訊簿中有你自己的聯(lián)系方式。然后按照如下順序操作：工具——>選項——>郵件格式——>簽名選取器——>編輯，然后你就可以在“電子名片選項”中選擇你自己的名片。然后按“OK”，這樣就成功了。

44.設置啟動時的起點
你不見得一打開Outlook就轉到收件箱，但是說明如何改變這一設置比較困難：進入“工具”菜單，然后選擇“選項”>“其他”>“高級選項”，然后找到“啟動時定位到”下拉菜單，然后選擇你希望的選項，然后關閉對話框。

45.按照規(guī)則排列郵件
如果你在Outlook中保存你的聯(lián)系郵件，那么系統(tǒng)可以幫助你按照一定規(guī)則排列它們。在郵件窗口，如果你按“發(fā)件人” /“收件人”這個列標題，系統(tǒng)就按照A到Z的字母順序排列郵件，你再按一下列標題，系統(tǒng)就按照Z到A的順序幫助你排列郵件。其他的列標題也有同樣的作用。你還可以改變列的標題：用鼠標右鍵點擊列標題，選擇“設置列格式”，在對話框中選擇“可用字段”。系統(tǒng)將按照你的修改設置該列的格式和標題。

46.查看與特定聯(lián)系人的交流
你可以在聯(lián)系人窗口查看你與每一個聯(lián)系人的郵件收發(fā)的歷史記錄，雙擊聯(lián)系人姓名將會打開“聯(lián)系人”對話框，選擇“活動”你可以找到同該聯(lián)系人進行的所有交流。

47.在周日歷中增加日期
為了看到在Outlook日歷中的周界面上看到日期，你需要調整Windows設置。打開“控制面板”，雙擊打開“區(qū)域選項”，然后選擇“日期”，將其調整為長日期格式ddddd MMMM yyyy，你就會發(fā)現(xiàn)Outlook立即發(fā)生了改變。

48.編寫郵件
那些使用撥號上網(wǎng)的用戶不會愿意花很多時間在線撰寫郵件。不過在Outlook中，用戶可以很方便地離線閱讀和寫郵件。只要在“文件”菜單中選擇“脫機工作”就可以了。你寫好的所有郵件都會被保存在“發(fā)件箱”中，直到你連接到互聯(lián)網(wǎng)上，并且按“發(fā)送和接受”，它們才會被發(fā)送出去。

49.分類
你可以為你的聯(lián)系人、便箋、約會和郵件指定類別，這方便你跟蹤項目或者其他你所關注一些事情。用鼠標右鍵點擊項目后，在彈出菜單上選擇“類別”來進行這一工作。單擊“主類別列表”來增加或者刪除類別。如果想按照類別進行查看，則需要進入“視圖”工具，選擇“當前視圖”，然后選擇“自定義當前視圖”。

50.添加地址
你可以在工具條上為你經(jīng)常聯(lián)系的聯(lián)系人設置一個按鈕。操作方法如下：工具——>自定義，然后在類別中選擇“文件”，在命令中選擇“郵件”，用鼠標左鍵按住它并將它拖動到工具條，然后松開鼠標左鍵?，F(xiàn)在用鼠標右鍵單擊這個新的圖標，并且使用菜單對它進行重命名，確認選擇了“圖片和文本”或者“純文本”選項。在同一個菜單中，選擇“指定超級鏈接”然后“打開……”。然后填寫郵件地址，如果你喜歡還可以填寫默認的郵件標題。關閉對話框，Outlook將很快發(fā)布這個信息。

51.便箋
如果你在閱讀你的郵件，而且你想寫一些注釋的話，選擇該郵件，然后按住鼠標，將它拖動到位于屏幕左邊的Outlook 快捷方式欄中“便箋”的圖標上。系統(tǒng)會將它保存為一個新的Outlook便箋。這對于網(wǎng)頁、幫助文檔或者其他應用也有效。

52.轉移文件夾
如果你更換電腦，你可以帶走你的Outlook文件夾。打開“文件”菜單，選擇“新建”，然后選擇“個人文件夾文件”（在Office XP中被表示稱作“Outlook數(shù)據(jù)文件”）。創(chuàng)建一個新文件夾，為它命名，然后轉到“視圖”菜單，打開“文件夾列表”，將你想要拷貝的所有文件夾拖到新文件夾之中。用鼠標右鍵點擊新文件夾并關閉它，然后關閉Outlook。在Windows瀏覽器中找到這個文件夾（你可以使用“開始”菜單中的“搜索”功能），然后把這個文件夾拷貝到新機器上。在第二臺電腦上，打開Outlook，選擇“文件”菜單，“打開”，然后打開你拷貝的文件。

53.合并日歷
這個功能非常有用，它能夠很方便地查看你的約定是否同朋友有時間沖突。你可以合并兩個日歷文件夾：打開源日歷，然后進入“視圖”菜單，選擇“當前視圖”，“自定義當前視圖”。確保沒有篩選條件是處于激活的狀態(tài)。進入“視圖”菜單，選擇“當前視圖”，選擇“事件”，這里會列出你的約會。選擇你想要合并的項，按鼠標右鍵，然后選擇“復制”。打開目標日歷，選擇“粘貼”。

54.添加聯(lián)系人
將你所收到郵件的發(fā)件人添加到聯(lián)系人列表中非常容易。你只需要雙擊“收件箱”里的郵件，然后用鼠標右鍵點擊發(fā)件人，在彈出的菜單中選擇“添加到聯(lián)系人”就可以了。

55.雙時區(qū)
如果你工作在兩個時區(qū)，你可以看見自己所在時區(qū)的時間和另一個時區(qū)的時間。你只需要這樣做：工具——>選項——>首選參數(shù)——>日歷選項——>時區(qū)——>顯示附加時區(qū)，然后選擇時區(qū)并且填寫“標簽”，當你查看日歷的時候，就能同時看到兩個時區(qū)的時間。

Outlook快捷鍵
雖然Outlook Express不像Word或者Excel那樣具有那么多的功能和按鈕，但是它仍然有很多快捷鍵能夠把你的手從鼠標上解放出來。下面列舉了其中一些：

Ctrl+M 發(fā)送和接收郵件

Ctrl+N 新建郵件

Ctrl+P 打印當前郵件

Ctrl+R 答復當前郵件

Ctrl+Shift+R 全部答復當前郵件

Ctrl+F 轉發(fā)當前郵件

Ctrl+Shift+B 打開通訊簿

Alt+Enter 查看當前郵件屬性、頭信息

Ctrl+I 轉到收件箱

Ctrl+Enter 將當前郵件標記為“已讀”

Ctrl+Y 打開“轉到文件夾”對話框

Ctrl+> 轉到收件箱中的下一封郵件

Ctrl+< 轉到收件箱中的上一封郵件

Ctrl+U 轉到收件箱中的下一封未讀郵件

Ctrl+D 刪除當前所選郵件
掌握竅門
即使你是專家級的Office用戶，這里的竅門和提示也能夠幫助你節(jié)省時間、提高效率，無論是Office XP中的新功能還是舊版本中一直被忽略的老竅門，都能夠給你帶來幫助。

除了我們在這里提供的提示之外，你還能夠從互聯(lián)網(wǎng)上獲得更多的信息。在你常用的搜索引擎中搜索“office tips”。你能夠找到很多站點，其中有微軟的官方站點，還有一些是專家或者愛好者們設立的。

這些網(wǎng)站里列舉了很多在使用Word、Excel、PowerPoint和Outlook過程中節(jié)省時間或者改進工作的方法，而且針對高級應用，比如Microsoft Access，也有很多提示和建議。

一旦你掌握了這些技巧，你就會發(fā)現(xiàn)使用Office創(chuàng)建、編輯文檔變成了一件非常輕松的事，而你的工作生活也會變得更加有效率。