在我們起草文件或通知時，經(jīng)常要在文字中間或后面附上一張表格用來表明文件或通知中的數(shù)字關系。如某些經(jīng)濟數(shù)據(jù)間的動態(tài)趨勢，人員與物質分配間的比例及數(shù)量關系，分散在各部分數(shù)據(jù)與總量的情況等。這些數(shù)據(jù)利用表格來表達可以讓人一目了然。也許你經(jīng)常使用的是Excel、Word，其實WPS同樣可以做得很好。它的計算功能可以讓你省掉不少計算數(shù)值、審核結果的時間，讓你輕松做出令人滿意的表格。其步驟如下：

1. 制作表框

首先選定位置，畫出表格（如圖1）。


圖1 制表按鈕

如果認為放置的位置和大小不合適，可以將光標指在表格上右鍵單擊即可彈出編輯菜單，對表框屬性進行編輯，修改（如圖2）。


圖2 調整位置

如果需要作出斜線單元格，可以鼠標單擊表格框中需要加斜線的單元格，然后單擊工具欄上“斜線單元格”（如圖3）。


圖3 制表頭時經(jīng)常會用到斜線格

填上最初的數(shù)據(jù)，制表的第一步就算完成了(如圖4)。


圖4 表格雛形

2. 利用計算功能，生成數(shù)據(jù)報表

上面生成的表格的含義是某機關在升級正版軟件時，配發(fā)辦公軟件的情況。要求按部門計算機數(shù)量確定更換軟件比例，使軟件得到均勻分配。以此為例說明如何使用表格計算。

縱向求和算出計算機總數(shù)（如圖5）


圖5 縱向求和

對分配給各個單位的軟件數(shù)量進行計算。

這里要講清楚的是表格計算是按單元格所在的行列為單位來表達的。如左上角的單元格為第一行，第一列計算時表達為[1，1]。WPS表格計算時并不需要你寫出這樣的表達式只要你單擊選中的單元格就可以了（如圖6、7）。


圖6 指定單元格，引出公式


圖7 設置公式

計算完成后，就可以得到一張完整的表格了（如圖8）。


圖8 完整的表格

看起來操作的步驟比較多，但數(shù)值準確，不必謄寫計算結果，減少了出錯的機會，因而顯示出它的優(yōu)越性。如果這是一張經(jīng)常要用，并且每次原始數(shù)據(jù)都會發(fā)生變化，而計算方式完全一致的表格，那么，每次制表時，你只要復制舊表格，然后只是把原始數(shù)據(jù)改變一下就可輕松得到一張準確可靠的新表。是不是好處多多呀，你也來體驗一下這種樂趣吧。