撰寫工作報(bào)告或是演講文稿，經(jīng)常是改了再寫，寫了再改，有時(shí)候甚至需要預(yù)備多個(gè)版本。通常的做法是將每個(gè)版本的文檔單獨(dú)保存為一個(gè)文件，相似的文件多了，不僅占用了磁盤空間，而且管理起來也不方便。有沒有什么好辦法可以解決這個(gè)問題呢？當(dāng)然有！

　　解決這個(gè)問題的關(guān)鍵就是Word 2000/XP的“版本”功能，打開Word 2000/XP的“文件”菜單，可以找到這項(xiàng)不為常人所關(guān)注的命令。



　　提示：Word 2000/XP采用了智能菜單，可以隱藏不常用的命令，所以，如果打開“文件”菜單后找不到“版本”命令，請(qǐng)將菜單完全展開，便可以看到。

　　以演講文稿為例，當(dāng)?shù)谝桓邃浫胪戤吅?，?zhí)行“版本”命令，在彈出的窗口中點(diǎn)擊“現(xiàn)在保存，緊接著在出現(xiàn)的“保存版本”窗口中輸入“第一稿”，如圖所示，最后點(diǎn)擊“確定”完成保存。



　　繼續(xù)編輯文檔，當(dāng)?shù)诙濉⒌谌逋瓿珊?，重?fù)上述操作，不同的是在“保存版本”中輸入“第二稿”、“第三稿”。

　　當(dāng)需要調(diào)用該演講文稿的早期版本時(shí)，再次“版本”命令，單擊要打開的版本，再點(diǎn)擊 “打開”按鈕即可。



　　如果希望在同一個(gè)文檔中保存文檔的多個(gè)版本，務(wù)必記得使用“版本”功能。由于Word 2000/XP僅保存版本間的差別而不是每個(gè)版本的完整副本，使用這種方法還可節(jié)省磁盤空間哦！

　　技巧：在執(zhí)行“版本”命令時(shí)可以選中“關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存版本”復(fù)選框，再單擊“關(guān)閉”，這樣每次關(guān)閉文檔都會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)備份版本。