在Word應用中，常常會調(diào)用到Access、Excel或其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，如工資報表、學生成績單等。常用的調(diào)用方法是運用復制與粘貼的方法將數(shù)據(jù)庫中需要引入的數(shù)據(jù)復制到Word后再進行編輯，此種方式操作雖然比較簡單，但卻有一定的局限性。首先如果是有選擇性地對某些符合條件的數(shù)據(jù)進行復制，需在原數(shù)據(jù)庫中先對數(shù)據(jù)進行處理，再將處理后符合條件的數(shù)據(jù)進行復制，其次如果數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)發(fā)生改變，在Word中引入的數(shù)據(jù)不能夠自動更新。

其實Word給我們提供了很好的數(shù)據(jù)庫編輯工具，可以在將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)插入的同時，很好地解決上述問題，另外還可以利用數(shù)據(jù)庫工具直接在Word中對插入的數(shù)據(jù)進行插入、刪除、升序與降序排列等基本操作。

本文以Access的數(shù)據(jù)為例，講述將數(shù)據(jù)調(diào)入Word中的一般過程，其他數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的調(diào)入過程與此類似。

假設在Access某一數(shù)據(jù)庫中有一數(shù)據(jù)表“考試成績”（如圖1），現(xiàn)利用Word中提供的數(shù)據(jù)庫操作工具將該表按指定要求調(diào)入Word。

圖1

調(diào)用數(shù)據(jù)庫工具

Word按默認方式打開文件時，數(shù)據(jù)庫工具不出現(xiàn)在面板，首先需將數(shù)據(jù)庫面板調(diào)用至界面，調(diào)用方法：選擇“視圖→工具欄”后將數(shù)據(jù)庫選中，出現(xiàn)如圖2所示面板。

圖2

引入數(shù)據(jù)表

將光標移至Word中待插入數(shù)據(jù)的位置，點擊數(shù)據(jù)庫工具欄中[插入數(shù)據(jù)庫]按鈕，選擇[獲取數(shù)據(jù)]按鈕后，注意在“打開數(shù)據(jù)源”窗口中文件類型應選擇“ms access數(shù)據(jù)庫（*.mdb）”，找到“考試成績”表所在的Access數(shù)據(jù)庫文件后選取“考試成績”表。

設置查詢選項

此項的設置最為關鍵，需要在此處設置所選數(shù)據(jù)的條件、按何種方式排序等參數(shù)。假設本例中要求將滿足性別為“男”并且外語成績大于80分的所有記錄調(diào)入Word，則需要在查詢選項的篩選記錄中做如圖3所示設置。

圖3

另外還可在“排序記錄”中對引入的數(shù)據(jù)進行排序，在“選擇域”中對引入數(shù)據(jù)的字段進行篩選等。

插入數(shù)據(jù)

所有的篩選條件均設置好后，最后就可插入數(shù)據(jù)了。在圖4所示窗口中主要設置插入滿足上述條件的記錄的條數(shù)及當原表中數(shù)據(jù)發(fā)生改變時在Word中引入數(shù)據(jù)是否需要更新。由于本例中要求插入所有滿足條件的記錄，并且需要在原表中數(shù)據(jù)發(fā)生改變時在Word中引入的數(shù)據(jù)能夠及時更新，因此作了如圖4所示的設置。點擊[確定]后出現(xiàn)如圖5所示的結(jié)果。

圖4

圖5

通過以上操作，可將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按指定條件以表格的方式調(diào)入Word，在Word中可以對插入的數(shù)據(jù)直接進行編輯,也可以利用數(shù)據(jù)庫工具欄工具對引入數(shù)據(jù)作排序、刪除與增加記錄本等常見操作。另外，由于引入的數(shù)據(jù)均以域的形式存在，所以當原數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，可利用數(shù)據(jù)庫工具欄中[更新域]按鈕對引入的數(shù)據(jù)作及時的更新。利用此方法可非常方便地引入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，從而減輕了在Word中編輯數(shù)據(jù)表格時所遇到的麻煩。