我們單位每年都有大量的采購合同需要管理，但是總是非常的吃力，查找一份合同有時都要好長時間，更別提匯總合同結(jié)算數(shù)據(jù)。有時單位領(lǐng)導(dǎo)想看看合同的整體狀況，我們忙了一周才理出一份非常不準確的匯總報告。這時，領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)不耐煩了。不過，也沒有辦法，誰叫咱們是手工管理呢。不過現(xiàn)在好了，我們采用《東山合同管理專家CMEXPERTV6.0》企業(yè)版（www.gujinsoft.com）進行采購合同管理，收到明顯效果。合同的執(zhí)行做到有計劃，合同的結(jié)款做到無疏忽。上面提到的問題，早已經(jīng)無法感覺到了。當然，好東西要與大家分享，下面結(jié)合我們的實際使用經(jīng)驗，探討如何使用《合同管理專家》來切實有效的提高我們的管理效率。

下面是啟動系統(tǒng)后的主界面，表單中央顯示了合同提醒信息，明確的告訴了我們應(yīng)該進行結(jié)算的合同、即將開始的合同、即將結(jié)束的合同。方便我們及時的做好準備。表單的左邊列出了我們常用的管理功能和統(tǒng)計功能?？梢钥闯?，系統(tǒng)完全可以將合同涉及到的供應(yīng)商、客戶、項目、聯(lián)系人都統(tǒng)一管理起來。



還是進入我們最關(guān)心的合同管理吧。單擊‘合同信息’，出現(xiàn)合同信息的主界面。



頁面的上端是處理合同基本情況的功能鍵。左邊是某一合同的簡況，上端的網(wǎng)格數(shù)據(jù)區(qū)是所有的合同列表。下端是指定的某一合同的詳細情況包括：合同文件、結(jié)算安排、結(jié)算細節(jié)、合同進展、合同變更、相關(guān)項目、相關(guān)客戶、相關(guān)供應(yīng)商、相關(guān)聯(lián)系人?？梢哉f，跟合同相關(guān)的詳細信息都用這個頁面統(tǒng)一管理起來了。非常方便我們實際操作。

還是讓我們完整的管理一個合同來試驗一下。

單擊上端的‘增加’，出現(xiàn)下圖。



合同相關(guān)的基本信息可以記錄。并且，記錄完基本信息，就方便可以記錄細節(jié)信息。操作就是單擊下端的相關(guān)按鈕即可。例如增加合同文件，單擊合同文件，出現(xiàn)下圖



合同文件可以管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，與word結(jié)合，功能強大且簡單易用，同時管理已經(jīng)簽訂的所有紙質(zhì)和電子版文件。我們在處理原來的合同時，先用掃描儀將合同原稿掃描到word中，然后將這個word文檔用合同文件管理起來，以后查找非常方便。至于起草新合同，還可以使用“起草新合同向?qū)А保? 利用系統(tǒng)提供的各類合同范本，輕松起草合同。我們最看好東山合同管理專家的一個原因是他有強大的合同金額結(jié)算處理能力。包括結(jié)算安排和結(jié)算細節(jié)。具體說，我們采用結(jié)算安排記錄合同簽訂后我們與供應(yīng)商之間何時應(yīng)該進行結(jié)算。合同結(jié)算細節(jié)則具體記錄每次結(jié)算的真實情況。這樣，我們可以對合同的安排和實際的結(jié)算進行對照。在實際使用中，我們感覺非常方便。

通常，我們的合同金額都不會一次性結(jié)清，合同簽訂后，我們就可以做出金額結(jié)算安排，估計出每次結(jié)算的時間和金額，系統(tǒng)自動計算結(jié)算安排金額總額，提示與合同總金額的差額；并默認結(jié)算日期前七天提醒用戶進行金額結(jié)算。





可以看到，合同管理專家對結(jié)算安排和結(jié)算細節(jié)的設(shè)計確實是非常細致和人性化的。大大節(jié)省了我們工作的時間和降低了復(fù)雜度。

我們選擇東山合同管理專家還有一個重要原因就是他的統(tǒng)計功能既強大而操作又非常簡單。

單擊合同統(tǒng)計，出現(xiàn)下圖，系統(tǒng)提供的合同統(tǒng)計功能確實相當強大，包括明細統(tǒng)計和匯總統(tǒng)計，可以按設(shè)定的條件統(tǒng)計出系統(tǒng)中項目金額、合同金額、未結(jié)金額、已結(jié)金額總計和小計，這些統(tǒng)計都是通過簡單的拖放字段的形式來完成的。如2003年各月份簽訂的各項目中合同金額的總計和小計。



此外，還可以進行匯總統(tǒng)計，并用圖形的方式非常直觀地表示出來。



結(jié)合結(jié)算金額統(tǒng)計、已結(jié)未結(jié)金額統(tǒng)計、合同文件、合同變更統(tǒng)計，我們完全可以依據(jù)這些信息進行供應(yīng)商管理、客戶管理、合同管理和財務(wù)規(guī)劃。

利用合同管理專家我們還可以進行客戶管理、供應(yīng)商管理、項目管理，限于篇幅，以后我們再交流關(guān)于這些方面的使用與管理經(jīng)驗。

系統(tǒng)適用范圍：

各企事業(yè)單位的采購合同管理，包括、政府、院校、研究所、物資公司、電廠、大型企業(yè)招投標項目管理。

1、可以幫助行政及法律部門有條不紊地管理好合同文稿，方便查詢；

2、幫助采購和財務(wù)部門把握合同的執(zhí)行和費用結(jié)算情況，做好結(jié)款準備；

3、幫助相關(guān)的合同管理人員按照一定的條件查詢和統(tǒng)計合同的簽訂、執(zhí)行和結(jié)款情況。