隨著時(shí)代的變遷，現(xiàn)在已經(jīng)很少有人再用真正的信紙寫信了。網(wǎng)絡(luò)的普及使電子郵件（E－mail）加快了取代原始信件的速度。作為辦公族，尤其是整天坐在電腦旁邊的很多人，每天要處理很多E－mail。尤其是公司內(nèi)部的通知或給客戶的信函，每次都要群發(fā)，看起來麻煩，其實(shí)很簡(jiǎn)單，不信您往下看。?

電子郵件在日常辦公中是經(jīng)常使用的聯(lián)絡(luò)通信工具，我們經(jīng)常需要將同一封電子郵件發(fā)給多個(gè)人，比如邀請(qǐng)函、產(chǎn)品簡(jiǎn)介、通知等，難道一個(gè)一個(gè)的發(fā)送？發(fā)送時(shí)選擇收件人也是個(gè)問題。下面介紹在Outlook、Foxmail、億虎E－mail郵差三個(gè)常用軟件中，如何輕松解決郵件的群發(fā)問題。

第一拳：在Outlook 2002群發(fā)郵件

Outlook2002是Office2002中的一員，可以收發(fā)與管理電子郵件，另外還具有日歷、活動(dòng)和會(huì)議安排等功能。在Outlook2002中實(shí)現(xiàn)群發(fā)郵件操作如下：

創(chuàng)建通訊組列表

啟動(dòng)Outlook2002，單擊“文件”菜單命令，從其下拉菜單中選擇“新建”命令，然后單擊“通訊組列表”項(xiàng)，打開“通訊組列表”設(shè)置窗口（如圖1）。或者單擊“新建”按鈕右邊的小箭頭，然后選擇“通訊組列表”項(xiàng)。



在“通訊組列表”中，可以根據(jù)自己的工作需要分門別類地建立新的通訊組列表，比如“公司營(yíng)銷人員”，也可以建立別的如：“公司員工”、“公司領(lǐng)導(dǎo)”、“重要客戶”等，這樣群發(fā)郵件時(shí)便于查找。如果需要對(duì)通訊組列表加以標(biāo)示，可以在附注添加說明文字。

在通訊組列表中添加成員

單擊“選擇成員”按鈕，彈出“選擇成員”設(shè)置窗口（如圖2）。在這個(gè)窗口中，可以通過以下幾種方法添加聯(lián)系人：⑴如果已經(jīng)在Outlook建立了聯(lián)系人名單，可以從“名稱”下面的列表框中，選擇需要的聯(lián)系人，然后單擊右邊的“成員（B）→”按鈕，就可以將聯(lián)系人添加到“公司營(yíng)銷人員”通訊組列表。⑵如果沒有建立聯(lián)系人，可以單擊下面的“新建”按鈕，在打開的“添加新地址”窗口中，予以添加新的聯(lián)系人。添加完畢后，單擊“確定”按鈕，名為“公司營(yíng)銷人員”的通訊組列表就建立起來了（如圖3）。





建立別的通訊組列表時(shí)，重復(fù)以上操作。

群發(fā)郵件

當(dāng)需要群發(fā)郵件的時(shí)候，單擊工具欄上的“新建”按鈕，然后選擇“郵件”命令，打開“郵件”窗口。在新郵件窗口中，單擊“收件人”按鈕，在彈出的“選擇姓名”窗口中，從“名稱”列表中，將“公司營(yíng)銷人員”的通訊組列表添加到“收件人”中（如圖4）。編輯好郵件后，就可以將郵件發(fā)送給通訊組列表中的成員了（如圖5）。





第二拳：使用Foxmail群發(fā)郵件

使用Foxmail群發(fā)郵件的操作和Outlook有很多相似之處，具體操作方法如下：

創(chuàng)建組

啟動(dòng)Foxmail，單擊工具欄上的“地址簿”按鈕，或者執(zhí)行“工具→地址簿”菜單命令，打開“地址簿”窗口（如圖6）。選擇“地址簿”中的某個(gè)文件夾，單擊“地址簿”工具欄上的“新建組”按鈕或者執(zhí)行“文件→新建組”菜單命令，打開“郵件組”設(shè)置窗口，比如我們新建一個(gè)“公司營(yíng)銷人員”組（如圖7）。





添加成員

在“郵件組”設(shè)置窗口，單擊“增加”按鈕，打開“選擇地址”窗口，可以從窗口中的成員列表框中選擇需要的聯(lián)系人，單擊“添加”按鈕，然后單擊“確定”就可以將已有的聯(lián)系人添加在“公司營(yíng)銷人員”組中（如圖8）。



如果在Foxmail沒有輸入聯(lián)系人，我們可以單擊“新建”按鈕，增加新的聯(lián)系人。也可以將Outlook中的聯(lián)系人資料導(dǎo)入Foxmail中，可以大大方便資料的管理。操作方法：在“地址簿”窗口中，單擊工具欄上的“工具”菜單命令，然后選擇“導(dǎo)入→MS Outlook 聯(lián)系人”菜單命令，在彈出的“向?qū)А贝翱谥?，選擇必要的聯(lián)系人字段，單擊“確定”按鈕就可以將Outlook中的聯(lián)系人導(dǎo)入Foxmail中（如圖9）。在從Outlook導(dǎo)入聯(lián)系人資料時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)關(guān)于是否允許導(dǎo)入的窗口，選擇“是”選項(xiàng)。



群發(fā)電子郵件

當(dāng)需要群發(fā)郵件的時(shí)候，在收件人的地址欄選擇相應(yīng)的組就可以了。也可以在地址簿中選擇相應(yīng)的組，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中，選擇“寫郵件”，就可以打開新的郵件窗口，并將組添加到收件人地址欄中。

第三拳：利用億虎E-mail郵差群發(fā)郵件

億虎E-mail郵差（下載地址 http://www.skycn.com/soft/6226.html， 軟件大?。?43KB）是一個(gè)簡(jiǎn)單、實(shí)用的郵件群發(fā)程序,由于內(nèi)置了SMTP 服務(wù)器，因此不需要其他SMTP 服務(wù)器中轉(zhuǎn)，可以將郵件直接發(fā)送到每個(gè)收件人信箱，適合于經(jīng)常大批量發(fā)送郵件的網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷及電子商務(wù)領(lǐng)域。其內(nèi)置1～512可調(diào)節(jié)線程數(shù)，發(fā)送線程是指同時(shí)可并發(fā)郵件數(shù)，但使用時(shí)線程數(shù)必須根據(jù)自己的上網(wǎng)帶寬進(jìn)行合理設(shè)置。

進(jìn)行相關(guān)信息設(shè)置

下載安裝完畢后，啟動(dòng)億虎E-mail郵差（如圖10）。單擊工具欄上的“查看”菜單命令，然后選擇“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”設(shè)置窗口。在選項(xiàng)設(shè)置窗口中，要填入一些必要的信息如默認(rèn)發(fā)件人地址、默認(rèn)發(fā)送人姓名、同時(shí)啟動(dòng)線程數(shù)等，在“DNS域名解析服務(wù)器”中要測(cè)試DNS服務(wù)器是否有效，如果無效，可以單擊其后面的按鈕，從彈出的“國(guó)內(nèi)域名解析服務(wù)器DNS分布表”選擇正確的域名解析服務(wù)器。填寫正確后，單擊“確定”按鈕。



導(dǎo)入收件人地址列表

需要群發(fā)郵件時(shí)，單擊主窗口中的“收件人”按鈕，然后單擊工具欄上的“導(dǎo)入”按鈕，將彈出“導(dǎo)入”收件人地址的窗口。

億虎E-mail郵差只能導(dǎo)入“*.evr、*.esh、*.esn、*.txt”等類型的地址文件，前面的幾種類型都是億虎系列軟件的地址文件類型，我們選擇“*.txt”格式，即文本格式的地址文件，比如打開“公司營(yíng)銷人員”地址文件（如圖11）。



如果需要編輯“*.txt”格式地址文件，可以使用記事本、寫字板、Word等字處理軟件，然后將文件保存為“*.txt”格式，群發(fā)時(shí)導(dǎo)入這個(gè)文本文件。億虎E-mail郵差“*.txt”地址文件的格式是：<收件人地址><收件人姓名> <說明>，比如要輸入一個(gè)電子郵件地址，其格式為：wangxiang169@163.com 王蘭富 重要客戶，各個(gè)電子郵件地址之間，要分行而列（如圖12）。根據(jù)自己的需要，可以建立多個(gè)地址文件。



群發(fā)郵件

導(dǎo)入相應(yīng)的郵件地址后，單擊“郵件內(nèi)容”按鈕，在郵件內(nèi)容窗口中，填寫相應(yīng)的郵件內(nèi)容，還可以通過“郵件附件”窗口，添加附件。郵件編輯完畢后，單擊工具欄上的“開始”按鈕，所有電子郵件就可以快速地發(fā)送出去了。