我們知道，Outlook的個人文件夾是一個后綴為“pst”的文件，它保存著用戶的郵件、聯(lián)系人、任務(wù)、約會、日記、便箋等眾多信息。如果多人共同使用Outlook，那么怎樣才能為不同的用戶保存和管理上述的項目呢？這，就是我今天要講的主題——為Outlook配置多用戶支持。

Outlook支持多用戶，也就是說，每個人都可以擁有自己的Outlook個人文件夾，用來收發(fā)自己的電子郵件和管理聯(lián)系人、日記、便箋等項目。實現(xiàn)這一功能非常簡單，我們只要為每個用戶添加不同的配置文件即可大功告成。下面，我就為張三同學(xué)在Outlook XP中配置多用戶支持。

打開系統(tǒng)的“控制面板”，雙擊“郵件”，在彈出的對話框上點(diǎn)擊“顯示配置文件”，如圖1所示，Outlook已為“李四”和“王五”兩位同學(xué)配置了Outlook，選中他們的配置文件，點(diǎn)擊“屬性”，可以查看他們的電子郵件賬戶和個人文件夾的相關(guān)信息。在圖1中，“提示要使用的配置文件”單選框已被選中，說明在Outlook啟動時，將顯示“選擇配置文件對話框”以便選擇用戶。下面，我們?yōu)椤皬埲蓖瑢W(xué)添加他的配置文件。

在圖1中，點(diǎn)擊“添加”，在彈出的對話框上給該配置文件命名為“張三的配置”后點(diǎn)擊“確定”，在接下來的對話框中，Outlook要求給張三同學(xué)添加電子郵件帳戶，和在其它電子郵件客戶端程序添加電子郵件賬戶一樣，為“張三”同學(xué)添加他自己的電子郵件賬戶。電子郵件賬戶添加完畢后，在圖1所示的對話框上，“張三的配置”就會顯示在配置文件列表中，選中它，點(diǎn)擊“屬性”，如圖2所示，在彈出的對話框上，點(diǎn)擊“電子郵件賬戶”可以查看“張三”同學(xué)的電子郵件賬戶設(shè)置情況，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)文件”可以查看“張三”同學(xué)的個人文件夾信息。默認(rèn)情況下，Outlook在為“張三”同學(xué)添加配置文件的同時，為他創(chuàng)建一個叫“個人文件夾”O(jiān)utlook個人文件夾，這個“個人文件夾”文件的保存位置和名稱不一定適合你的需要，下面，我們就為“張三”同學(xué)自定義一個Outlook個人文件夾。





啟動Outlook，Outlook彈出“選擇配置文件”對話框，我們選擇剛才添加的“張三的配置”，點(diǎn)擊“確定”。Outlook啟動后，在菜單欄選擇“工具→電子郵件賬戶”，在彈出的對話框上選擇“查看或更改現(xiàn)有電子郵件帳戶”，點(diǎn)擊“下一步”，如圖3所示，點(diǎn)擊“新建Outlook數(shù)據(jù)文件”，選擇一個保存Outlook個人文件夾文件的位置和文件名后，點(diǎn)擊“確定”。在接下來的對話框中，我們把“張三”同學(xué)的個人文件夾命名為“張三的個人文件夾”。因為有多個人共同使用Outlook程序，所以我們還的給“張三的個人文件夾”文件設(shè)置一個密碼，以確保“張三”同學(xué)個人信息的安全，設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“確定”（如圖4）。新建了數(shù)據(jù)文件以后，我們還要在圖3中的“將新電子郵件投遞到下列位置”下拉列表框中選擇剛才新建的數(shù)據(jù)文件即“張三的個人文件夾”，這樣，Outlook就會把接收和發(fā)送的電子郵件及其它項目投遞到該文件夾下的相關(guān)文件夾中。上述設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“完成”，Outlook提示新的設(shè)置只有在下次啟動Outlook時才會生效，點(diǎn)擊“確定”關(guān)閉該對話框并關(guān)閉Outlook





在“開始”菜單中，點(diǎn)擊“Microsoft Outlook”，在“選擇配置文件”對話框中，選擇“張三的配置”。Outlook在啟動時，要打開上文所述的投遞郵件的Outlook個人文件夾文件（投遞郵件的個人文件夾文件，在Outlook中顯示為“Outlook今日”文件夾），因為我們已為“張三的個人文件夾”文件設(shè)置了密碼，所以，在選擇了張三的配置文件后，接下來的對話框就要輸入“張三的個人文件夾”文件的密碼。輸入密碼后，點(diǎn)擊“確定”，Outlook彈出對話框提示，Outlook面板上的某些快捷方式可能不再有效，是否重建，點(diǎn)擊“是”關(guān)閉該對話框。

Outlook啟動后，我們在菜單欄上執(zhí)行“視圖→文件夾列表”，如圖5所示，“張三”的個人文件夾已變?yōu)椤癘utlook今日”文件夾了。在該文件夾列表中，還有一個叫“個人文件夾”的Outlook個人文件夾，這個“個人文件夾”就是我們給“張三”同學(xué)添加配置文件時，Outlook自動為“張三”創(chuàng)建的那個個人文件夾，現(xiàn)在我們不用它了，可以在該文件夾上點(diǎn)擊右鍵，在快捷菜單上選擇“關(guān)閉個人文件夾”就可關(guān)閉該文件夾。如果你想“斬草除根”，也可以在資源管理器到保存該文件的位置徹底刪除它。



Outlook個人文件夾是Outlook的基礎(chǔ)，它所有工作的結(jié)果基本上都保存在Outlook個人文件夾中，創(chuàng)建自己的Outlook個人文件夾，除了可以確保個人信息的安全外，還可便于攜帶、管理和備份。