對(duì)于經(jīng)常和電子郵件打交道的人來說，一個(gè)好的收發(fā)軟件是必不可少的。就像阿哥哥電腦里的Foxmail，每天都辛勤地為俺收信發(fā)信，讓人不由想起俺們老家大院門房里那位慈祥的老爺爺，呵呵。這期給大伙兒推薦三款最有代表性的郵件收發(fā)軟件，至于您選誰，就要看具體需要了。

效率之源：Outlook

如果你每天有大量郵件需要處理，郵件類型五花八門，發(fā)信人又魚龍混雜：有的是萬萬不能得罪的客戶，有的是要敬而遠(yuǎn)之的推銷員。那么你的最佳選擇就是Outlook了。Outlook對(duì)郵件的處理可謂細(xì)心周到，強(qiáng)大的郵件自動(dòng)處理功能，使你不論對(duì)付垃圾郵件還是按時(shí)回復(fù)重要郵件都可以從容不迫。

一、郵件分類

在Outlook中你可以對(duì)郵件進(jìn)行分類處理，而且還可以自定義類別。要把某個(gè)郵件歸類，在郵件上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“類別”，來指定這個(gè)郵件的類別。如果沒有合適的，可以單擊“主類別列表”，向其中添加新類別（如圖1）。

圖1選擇郵件類別

二、定時(shí)提醒

有時(shí)候你收到一封郵件，但是要過幾天才能處理，或者你發(fā)了一封郵件，希望過幾天再聯(lián)系一下對(duì)方確認(rèn)有沒有收到。這些事情看起來很簡單，但是如果郵件很多的話，就難免會(huì)有些麻煩了。這時(shí)就需要用到Outlook的定時(shí)提醒功能。在郵件上右擊，選擇“后續(xù)標(biāo)記”，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置一個(gè)過期日期和時(shí)間，時(shí)間一到Outlook就會(huì)彈出一個(gè)“提醒對(duì)話框”，提醒你該處理這封郵件了，同時(shí)郵件的標(biāo)題也會(huì)變成醒目的紅色。

三、備份數(shù)據(jù)

在Outlook中的備份方法是將數(shù)據(jù)（包括郵件、提醒、便箋和地址等信息）保存為一個(gè).pst文件，方法是選擇“文件→存檔”，然后選擇需要備份的文件夾、備份的信件時(shí)間范圍和.pst文件的路徑（如圖2）。

圖2及時(shí)備份重要信件

你也可以設(shè)定定時(shí)備份，選擇“工具→選項(xiàng)”，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，選擇“其他”，然后單擊“自動(dòng)存檔”。自動(dòng)存檔中最重要的設(shè)置是自動(dòng)存檔的時(shí)間間隔和如何處理以前的存檔。如果你想在創(chuàng)建新備份的同時(shí)保留舊備份，可以設(shè)置將以前的存檔自動(dòng)移動(dòng)到某個(gè)目錄下，這樣你就可以保留多份不同時(shí)期的資料了。

要恢復(fù)備份的.pst文件可以使用“文件→數(shù)據(jù)文件管理”命令，打開數(shù)據(jù)文件管理窗口，單擊“添加”將備份的數(shù)據(jù)文件導(dǎo)入即可。

國產(chǎn)王牌：FoxMail

　　下載地址：http://www.Foxmail.com/

　　說到郵件收發(fā)軟件，大家最熟悉的一定是Foxmail了。沒有廣告條，沒有彈出窗口，沒有功能限制，沒有時(shí)間限制，從初出茅廬到縱橫海內(nèi)，F(xiàn)oxmail一直堅(jiān)守著完全免費(fèi)的原則，著實(shí)令人感動(dòng)。當(dāng)然，如果功能不夠強(qiáng)大，使用不夠方便，光靠免費(fèi)是賺不來這么多吆喝的。下面就讓我們來見識(shí)一下Foxmail獨(dú)步江湖的招式吧。

　　一、提速

　　Foxmail作為本土軟件，最大的特點(diǎn)就是貼心，知道咱老百姓荷包羞澀，上網(wǎng)時(shí)間寶貴，于是便提供了各種提高郵件收發(fā)速度的功能。

　　首先是特快專遞，通常發(fā)送郵件的時(shí)候，必須將郵件交給SMTP服務(wù)器，然后再由SMTP服務(wù)器轉(zhuǎn)交到目的信箱，耽誤工夫不說，有時(shí)還會(huì)丟信。如果你用Foxmail的特快專遞功能就沒有這樣的困擾了。首先在“選項(xiàng)系統(tǒng)設(shè)置”中選擇“郵件特快專遞”，填寫一個(gè)DNS的IP地址。如果你是用ADSL或者光纖上網(wǎng)，電信部門會(huì)給你DNS服務(wù)器的地址，直接填上就好。如果用撥號(hào)的話，可以在連接建立后，打開連接狀態(tài)窗口找到這個(gè)IP地址。設(shè)置好了DNS后，用“特快專遞”而不是通常的“發(fā)送”按鈕就可以發(fā)送特快專遞了。

　　還有一個(gè)提速方法就是在設(shè)置郵件賬戶屬性時(shí)，設(shè)置“接受郵件服務(wù)器”和“發(fā)送郵件服務(wù)器”分別為IP地址，而不是域名。這樣就可以省去每次收發(fā)郵件之前對(duì)SMTP和POP3服務(wù)器的域名解析。

　　二、個(gè)性化

　　首先是個(gè)性模板，從最簡單的“此致敬禮”到冗長的商業(yè)聯(lián)系信息，都可以寫入模板。這樣你就可以省去許多重復(fù)勞動(dòng)。單擊“工具→模板管理”打開模板設(shè)計(jì)窗口，可以看到模板被分成三類，分別是“新郵件模板”、“回復(fù)郵件模板”和“轉(zhuǎn)發(fā)郵件模板”，比如你想修改設(shè)計(jì)一個(gè)回復(fù)郵件模板，可以在這個(gè)類下面選擇一個(gè)作為樣本，然后對(duì)其進(jìn)行編輯。可以輸入每次回復(fù)郵件都要輸入的一些詞句，比如此致敬禮之類。如果你還想在回復(fù)郵件時(shí)引用來信人的名字，原郵件內(nèi)容等等，那就要用到“宏”了。宏在模板編輯狀態(tài)下用一個(gè)白色小方框（HTML模板）或者%（文本模板）表示，宏可以和文本混合編排，更是增加了模板設(shè)計(jì)的靈活性，比如我們可以設(shè)計(jì)如圖3一樣的模板來進(jìn)行業(yè)務(wù)信件的處理，即方便又不失禮貌。

　　

圖3設(shè)計(jì)你的郵件模板

　　其次就是個(gè)性圖標(biāo)，打開“選項(xiàng)→當(dāng)前賬戶屬性”，在“個(gè)人信息”中選擇“在郵件中使用個(gè)性圖標(biāo)”，然后單擊“選擇圖標(biāo)”選擇一個(gè)64×64的GIF圖片（可以是動(dòng)畫GIF）。比如我們選擇一只搖尾巴的小狐貍，這樣當(dāng)別人收到你的郵件時(shí)，屏幕右下角就會(huì)竄出一只小狐貍，雙擊這只小狐貍，你的郵件就打開了。

后起之秀：金山郵件2002

　　雖然姍姍來遲，但是后來有后來的好處，金山郵件2002融合了Foxmail和Outlook許多優(yōu)點(diǎn)，用起來也較順手。

　　一、郵件加密

　　郵件的加密有時(shí)會(huì)成為很讓人頭痛的事情，很多人采用把郵件附件壓縮后加壓縮密碼的方法，但現(xiàn)在破解ZIP密碼的工具軟件太多，這樣做已經(jīng)不保險(xiǎn)了。好在金山郵件2002可以直接為郵件設(shè)置密碼，收到郵件的一方必須輸入密碼才能閱讀郵件，如果再加上壓縮包密碼的話那就是雙保險(xiǎn)了。

　　在郵件編輯狀態(tài)下加密很簡單，單擊工具欄上的“加密郵件”按鈕，然后在彈出的對(duì)話框中設(shè)置密碼和提示就可以了。如果在郵件瀏覽狀態(tài)（比如發(fā)件箱中），那么可以先選中郵件，然后打開“工具→發(fā)送郵件→加密發(fā)送”，同樣可以調(diào)出設(shè)置密碼對(duì)話框（如圖4）。

　　

圖4給你的郵件加密

　　二、垃圾郵件別來煩

　　如果你正在心急如焚地等待一封重要來信，那么你最怕的是什么？不是網(wǎng)速太慢，不是“貓兒”不賣力，而是——垃圾郵件！這幫可惡的家伙總是在最不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間以最不恰當(dāng)?shù)男问匠霈F(xiàn)，真是煩透了。

　　金山郵件2002的反垃圾功能很棒，借鑒了一些Outlook的風(fēng)格，直觀易用，不枉不縱。執(zhí)行“工具→郵件規(guī)則”命令，打開“管理郵件規(guī)則”對(duì)話框，單擊“新建”可以新建郵件規(guī)則。

　　首先選擇使用郵件規(guī)則的時(shí)間，反垃圾當(dāng)然是“接收郵件”時(shí)了（真應(yīng)該建議那些發(fā)送垃圾的家伙在“發(fā)送郵件”時(shí)也用一用）。其次選擇檢查條件，比如“郵件正文包括特定的詞”。然后選擇動(dòng)作，當(dāng)然是毫不留情地刪除！最后，在規(guī)則設(shè)置窗口中單擊有下劃線的詞，輸入一個(gè)或幾個(gè)垃圾郵件中常出現(xiàn)的詞，這樣以后凡是正文含有這些詞的郵件都會(huì)被刪除了！

　　垃圾郵件大多是在發(fā)信地址和主題上做文章來騙過各種過濾器，現(xiàn)在使用正文過濾，不管什么垃圾郵件都要原形畢露了。但要注意，由于正文過濾郵件功能非常強(qiáng)大，有時(shí)也難免會(huì)濫殺無辜，所以選擇關(guān)鍵詞時(shí)一定要有針對(duì)性，假如你設(shè)置關(guān)鍵詞為“的”，那可能所有的郵件都要被砍掉了（如圖5）。

　　

圖5設(shè)置郵件規(guī)則

　　在“管理郵件規(guī)則”對(duì)話框中還可以設(shè)置規(guī)則的優(yōu)先順序，別小看了這個(gè)功能，恰當(dāng)?shù)囊?guī)則順序可以大大提高郵件過濾的效率。比如說，如果你將針對(duì)郵件正文的規(guī)則放在上面，對(duì)每一封郵件都要進(jìn)行全文掃描，那樣效率當(dāng)然會(huì)很低。正確的做法應(yīng)該是將其放在最后，等到前面的規(guī)則都沒有成功后再動(dòng)用殺手锏。