每月辦公費(fèi)用支出明細(xì):
A4紙:200元/箱×1箱=200元
打印機(jī)/復(fù)印機(jī)耗材:500元
打印機(jī)/復(fù)印機(jī)保養(yǎng)費(fèi):1800元/年÷12個月=150元/月
……
推算下來,僅公司一年用于文件打印、復(fù)印的費(fèi)用支出為:(200+500+150)×12=10200元,其中不包括修理費(fèi)用。
解決方案:采用智能化辦公管理系統(tǒng),即OA軟件,使公司實(shí)現(xiàn)無紙化辦公!
價格:萬元左右且終身免費(fèi)升級。
俗話說“新官上任三把火”,以上就是我在正式成為這家公司的行政主管兩周后,向總經(jīng)理提交的建議書的部分內(nèi)容。有的人可能會質(zhì)疑:僅須一年的辦公文件打印、復(fù)印費(fèi)用就可以購買一套OA軟件,而且終身免費(fèi)升級?沒錯,完全可以!如果沒有十足的把握,我是不敢將第一把火燒在辦公室管理上的。
在這兩周的時間里,我先是通過網(wǎng)絡(luò)搜索到一些從事OA軟件的客戶,同時向朋友咨詢。經(jīng)過一番統(tǒng)計后及市場考察后,我將目光鎖定在北京極限通科技有限公司最新推出的“網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng) 2.7版”,它獲得了“計算機(jī)軟件著作權(quán)證書”,這在整個軟件行業(yè)中都是少之又少的,僅此一點(diǎn)就可以證明它的實(shí)力。于是我撥通極限OA的客服電話進(jìn)行咨詢,對方非??蜌獾鼗卮鹞业膯栴},并建議我先試用他們的產(chǎn)品。就這樣,我從極限科技的網(wǎng)上下載了一個試用版本。
在試用的兩天內(nèi),我對極限OA越來越充滿自信:首先,它的安裝程序非常簡單,只要對計算機(jī)有一定了解的人都可以在短時間內(nèi)獨(dú)立完成,無需專業(yè)人士指導(dǎo)。打開后,清新自然的界面讓我眼睛一亮,加上幾個PP的小圖標(biāo),讓我一下子就喜歡上了它,就開始迫不及待的研究起來。首先點(diǎn)開“我的辦公桌”,里面差不多將個人所能用到的項(xiàng)目都囊括在內(nèi),連郵件都細(xì)分為內(nèi)部郵件及外部郵件,同事間還可以通過內(nèi)部短信進(jìn)行溝通,不必在座位間穿來穿去的,這樣辦公效率肯定能提高不少。以后單位再有通知,前臺就不用手機(jī)一條一條的發(fā)送了……真是不用不知道,一用嚇一跳,原來極限OA的功能如此之全。后來,讓行政部的同事都試用了一下,結(jié)果反應(yīng)結(jié)果幾乎是100%滿意。
當(dāng)我將詳細(xì)報告遞交給總經(jīng)理時,他拿著報告笑著說:“不用看了,通過行政部的反應(yīng)就知道了,希望以后開始你可以通過內(nèi)部郵箱將報告遞給我!這個問題解決后,還有兩個問題急需解決:一個是公司考勤問題,你也知道現(xiàn)在由前臺來做考勤,有時候要想做到公正又不傷害同事間感情很難,而且前臺早上是最忙的。還有就是銷售部的客戶管理問題。”聽總經(jīng)理這么一說,我心里簡直樂開了花:遞報告之前,還在為剩下的兩把火從哪兒燒起發(fā)愁呢!這樣一來,想讓它燒不旺都難!
裝上極限OA正式版后,我僅用了半個小時的時間就完成了對全體員工的使用培訓(xùn),這是我工作五年以來培訓(xùn)最短的一次,也是最沒有壓力的一次,同時也是最有成就感的一次,因?yàn)檫B年紀(jì)最大的陳會計都掌握了基本操作。這樣一來,我的第一把火已經(jīng)燒起來了!
也就從那天起,員工的考勤已不再是行政人事部的一大難題,因?yàn)閱T工考勤記錄都通過極限OA反映出來,包括每天的上下班記錄、請假記錄及出差記錄,同事們到單位第一件事就是登陸極限OA,因?yàn)檎l都不想這個月的工資里又扣發(fā)一部分遲到缺勤工資。同時,銷售部的客戶關(guān)系也很快通過極限OA建立起來了,銷售員的客戶關(guān)系維護(hù)情況僅需要錄入系統(tǒng)中,銷售經(jīng)理就可以了解其工作進(jìn)展情況,這樣銷售員有更多的時間來聯(lián)系客戶,自己的工作也有了一個合理的規(guī)劃,大大提升了績效。
在我任職第一個月的時候,總經(jīng)理特別批準(zhǔn)了我提前轉(zhuǎn)正申請,這在公司歷史上是前所未有。其實(shí)這也是遠(yuǎn)遠(yuǎn)出乎我的意料之外,三把火在這么短的時間內(nèi)就燃燒起來了,而且燒得很旺,當(dāng)然,這一切都離不開極限OA。
噢:)最后告訴你們極限OA的網(wǎng)址:登陸后,有關(guān)軟件的解決方案,說明書,試用版都有下載的,如果你想在領(lǐng)導(dǎo)面前忽悠一下,那就建議你們下載個幻燈片演示給領(lǐng)導(dǎo)看看,呵呵。
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