去年上市的辦公軟件Office XP主要對(duì)用戶界面做了改進(jìn)，Office 11則進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)XML（擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言）的支持，追加了能夠順利地對(duì)部門(mén)內(nèi)部文件進(jìn)行管理的功能等。下面依次介紹Excel、Word、Outlook和PowerPoint的新功能。
●Excel：表格中的數(shù)據(jù)與Web頁(yè)面之間的協(xié)同
Excel對(duì)XML支持的強(qiáng)化效果最顯著。盡管從Office 2000就已經(jīng)開(kāi)始支持XML，但實(shí)際上在使用方面“計(jì)算公式信息只能作為可記錄的Web頁(yè)面來(lái)保存”，因此看著不錯(cuò)的功能卻無(wú)法利用。
新版本的Excel能夠?qū)崒?shí)在在地感覺(jué)到XML的優(yōu)點(diǎn)。對(duì)于表格上的單元格來(lái)說(shuō)，能夠直接讀入使用Web頁(yè)面上的XML數(shù)據(jù)。另外，XML的要素（節(jié)點(diǎn)）如果與計(jì)算結(jié)果的單元格關(guān)聯(lián)以后，在保存文件時(shí)，其計(jì)算結(jié)算將被自動(dòng)上傳到Web站點(diǎn)上。也就是說(shuō)能夠以Excel為窗口，與Web服務(wù)協(xié)同工作。
不過(guò)，要想利用這種功能，在Web站點(diǎn)上就必須要有以XML格式交換數(shù)據(jù)的功能。在演示中，介紹了由類似金融信息站點(diǎn)“MSN Money”的測(cè)試服務(wù)器將各種財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)輸入到Excel中，然后進(jìn)行處理，再將其結(jié)果反饋到站點(diǎn)中的過(guò)程（照片1）。
●Word：多名用戶同時(shí)高效編輯同一文件
Word中最大的改進(jìn)是“同一部門(mén)中的多名用戶同時(shí)編輯同一個(gè)文件”、即在協(xié)同工作中非常有效的新功能“Document Workspace（文件工作室）”。
也許有時(shí)不使用文件服務(wù)器，而是利用電子郵件也能夠迅速地交換在同一部門(mén)中同時(shí)編輯的文件。而此時(shí)的問(wèn)題是，由于每個(gè)人手中的文件不相同，時(shí)間越長(zhǎng)，各自的內(nèi)容就相差越大。另外，也不清楚是誰(shuí)在編輯這個(gè)文件。
新版本的Word就勿須擔(dān)心這一點(diǎn)。在用Outlook發(fā)送電子郵件時(shí)，添加Word文檔文件后，在畫(huà)面右側(cè)的工作窗口中選擇“Live Attachments”后就可以發(fā)送。此時(shí)，Word文檔將被復(fù)制到被稱為“Document Workspace”的部門(mén)服務(wù)器中的存儲(chǔ)位置（照片2）。
接收到利用“Live Attachments”發(fā)送的Word文檔的用戶編輯完成以后，在保存文件時(shí)Word將會(huì)與“Document Workspace”中的備份自動(dòng)地進(jìn)行比較。如果與備份不同，就會(huì)發(fā)出警告，因此就不易造成利用電子郵件發(fā)送給每個(gè)人的數(shù)據(jù)的不匹配性。
另外，“Document Workspace”中還具有記錄編輯過(guò)程的歷史備忘，并顯示正在編輯同一個(gè)文件的用戶所使用的消息軟件的在線狀態(tài)的功能等（照片3）。由于在打開(kāi)Word文件時(shí)在工作窗口中會(huì)顯示這些信息，因此能夠順利進(jìn)行協(xié)同工作。
要想利用“Document Workspace”，在部門(mén)服務(wù)器中就必須安裝“SharePoint Team Services”的2.0新版本。
●Outlook：畫(huà)面結(jié)構(gòu)耳目一新，所需郵件一目了然
在Office 11產(chǎn)品組中，界面變化最大的是Outlook。以前郵件正文的預(yù)覽窗口位于郵件列表的下面，而新版本的Outlook的界面結(jié)構(gòu)則變成了將郵件列表設(shè)計(jì)在預(yù)覽窗口的左側(cè)（照片4）。該公司介紹說(shuō)，這樣一來(lái)郵件名和正文兩方面都能夠?yàn)g覽到更多的信息。
Outlook的另一個(gè)最大的改進(jìn)之處是更加易于查找到郵件。關(guān)于郵件列表的顯示，不僅能夠像過(guò)去那樣重新排列“日期”和“發(fā)送者”等信息，而且還能夠在郵件到達(dá)時(shí)將郵件按“昨天”和“本周”等進(jìn)行分類。另外如果使用“Search Folders”（檢索過(guò)濾器），不僅能夠?qū)︵]件檢索條件進(jìn)行判斷并保存到過(guò)濾器中，而且還能夠按相同的檢索條件多次地提取郵件。
另外，關(guān)于PowerPoint，只是介紹支持手寫(xiě)輸入，并沒(méi)有介紹其他的新功能。